Polityka prywatności i regulamin serwisu.
Informujemy, jak przetwarzane są dane osobowe osób odwiedzających vbidea.pl, kandydatów, przedstawicieli placówek medycznych, partnerów biznesowych i innych osób kontaktujących się z VB Idea. Przedstawiamy również zasady korzystania z witryny.
Zakres dokumentu
Informacje podzielono na krótkie części, aby ułatwić odnalezienie zasad dotyczących kandydatów, korespondencji biznesowej, odbiorców danych, praw osób, plików cookies i korzystania z serwisu.
Aktualizacja dokumentu: 13 października 2026 r. Tekst przedstawia zasady dotyczące danych przetwarzanych przez VB Idea oraz korzystania z serwisu.
Administrator danych i zakres informacji.
W pierwszej kolejności wyjaśniamy, kto odpowiada za dane przekazywane bezpośrednio VB Idea oraz jakie informacje mogą występować w związku z korzystaniem z serwisu i prowadzeniem korespondencji.
Administrator danych
VB Idea Prosta Spółka Akcyjna
al. Komisji Edukacji Narodowej 57/118, 02-797 Warszawa
Kontakt: biuro@vbidea.pl
Dane rejestrowe
KRS: 0001051692
NIP: 9512575820 · REGON: 526157579
Wpis do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ): 31380
Jakich osób dotyczą informacje?
- Kandydatów zgłaszających się przez formularze VB Idea, wiadomości e-mail i portale ogłoszeniowe, w tym do pracy w ochronie zdrowia i przy badaniach klinicznych.
- Osób reprezentujących szpitale, przychodnie, ośrodki badawcze, innych klientów i partnerów.
- Użytkowników serwisu i korespondentów, w zakresie informacji potrzebnych do obsługi witryny lub kontaktu.
Jakie kategorie danych mogą być przetwarzane?
W zależności od kontaktu mogą to być: imię i nazwisko, wskazane dane kontaktowe, nazwa i lokalizacja stanowiska, doświadczenie i kwalifikacje zawodowe, treść korespondencji, załączone CV oraz — w kontaktach biznesowych — nazwa organizacji i rola służbowa. Serwis przetwarza też niezbędne dane techniczne związane z korzystaniem ze strony.
Źródłem danych są przede wszystkim sami użytkownicy, ale w przypadku aplikacji przez serwis ogłoszeniowy mogą one pochodzić również od operatora portalu, w zakresie odpowiadającym zgłoszeniu i przekazanym kandydatowi informacjom. Jeśli wymagają tego przepisy, realizujemy obowiązek informacyjny właściwy dla danych uzyskanych pośrednio.
Nie prosimy o podawanie danych szczególnych kategorii (np. informacji o zdrowiu), jeżeli nie są potrzebne dla konkretnego procesu i nie istnieje odrębna podstawa prawna ich wykorzystania.
Cele i podstawy przetwarzania danych.
Każdy cel przetwarzania ma właściwą podstawę prawną. Samo wysłanie CV, wiadomości e-mail lub potwierdzenie zapoznania się z polityką prywatności nie stanowi nieograniczonej zgody na wszystkie przyszłe działania.
Kontakt i odpowiedź na zapytanie
Obsługa korespondencji, udzielanie informacji o usługach oraz kontynuowanie kontaktu. Co do zasady podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zgłoszeń; w zależności od charakteru sprawy także art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Rekrutacja na wybrane stanowisko
Przyjmujemy zgłoszenia, kontaktujemy się z kandydatem, weryfikujemy informacje istotne dla danej oferty i — w uzasadnionym zakresie — przekazujemy kandydaturę właściwemu klientowi. Podstawę dla czynności VB Idea ustalamy zależnie od relacji i danych: może to być art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes organizacji procesu rekrutacji), art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności przed zawarciem umowy, jeżeli ma zastosowanie) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie odrębnie wyrażonej zgody. Pracodawca prowadzący własną rekrutację stosuje odpowiednie podstawy dotyczące jego procesu, w tym art. 22¹ Kodeksu pracy i art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy znajdują zastosowanie.
Przyszłe rekrutacje
Kontaktowanie się z kandydatem w sprawie kolejnych ofert i przechowywanie CV w bazie przyszłych rekrutacji odbywa się na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda może zostać udzielona przez odpowiednio skonstruowany mechanizm portalu ogłoszeniowego, formularz VB Idea lub jednoznaczne oświadczenie przekazane e-mailem. VB Idea dokumentuje jej zakres i możliwość wycofania. Zgłoszenie na jedną ofertę nie oznacza automatycznie zgody na inne nabory.
Klienci i współpraca B2B
Przygotowanie oferty, negocjowanie i realizacja umów: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w odniesieniu do osoby fizycznej będącej stroną umowy lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie kontaktu z przedstawicielami organizacji.
Obowiązki prawne
Rozliczenia, dokumentacja księgowa i inne obowiązki wynikające z przepisów: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie rzeczywiście wymaganym obowiązującym prawem.
Roszczenia i bezpieczeństwo
W uzasadnionych przypadkach dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz ochrony bezpieczeństwa serwisu mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jest to odrębny cel, który nie upoważnia do wykorzystywania archiwalnej dokumentacji do kolejnych rekrutacji bez wymaganej podstawy.
Dane dodatkowe i szczególne kategorie
Jeśli kandydat z własnej inicjatywy przekazuje dane niewymagane w rekrutacji, ich wykorzystanie wymaga odpowiedniej podstawy, adekwatnego zakresu i poszanowania przepisów prawa pracy. W przypadku danych szczególnych kategorii konieczna jest również właściwa przesłanka z art. 9 RODO. Prosimy nie przesyłać w CV informacji o stanie zdrowia ani innych wrażliwych danych, jeśli nie zostały wyraźnie i prawidłowo wymagane.
Rekrutacje, odbiorcy i przechowywanie danych.
VB Idea odpowiada za dane w zakresie własnych czynności rekrutacyjnych. Po przekazaniu kandydatury podmiot zatrudniający odpowiada za swój odrębny proces. Dla zgód na przyszłe rekrutacje udzielanych po wdrożeniu zaktualizowanej klauzuli informacyjnej okres przechowywania wynosi do 36 miesięcy od udzielenia zgody. W przypadku wcześniejszych zgód obowiązuje okres wskazany podczas ich zbierania, co do zasady do 24 miesięcy.
VB Idea — własny zakres przetwarzania
VB Idea odpowiada jako administrator za czynności wykonywane we własnych celach, w tym przyjęcie i obsługę zgłoszenia, kontakt z kandydatem oraz przekazanie kandydatury, jeżeli jest to właściwe w konkretnym procesie.
Podmiot zatrudniający — odrębny administrator
Po otrzymaniu danych klient prowadzący rekrutację decyduje o własnych celach i sposobach ich przetwarzania jako odrębny administrator. Powinien przedstawić kandydatowi swoją informację o przetwarzaniu danych, zgodnie z zasadami RODO.
Komu dane mogą być udostępniane?
- Klientom VB Idea prowadzącym konkretne procesy rekrutacyjne — wyłącznie w zakresie odpowiednim do danej oferty i przekazanych kandydatowi informacji.
- Dostawcom infrastruktury technicznej, w tym platformy strony, formularzy, poczty i usług IT — jeżeli przetwarzanie jest konieczne do wykonania ich usług i odbywa się na odpowiednich zasadach, także w ramach art. 28 RODO. Nie oznacza to, że VB Idea celowo przekazuje im CV w celu samodzielnej rekrutacji.
- Uprawnionym organom i profesjonalnym doradcom, jeżeli wymaga tego prawo lub uzasadniona potrzeba konkretnej sprawy.
Nie udostępniamy dokumentów aplikacyjnych dostawcom narzędzi Google w celu zewnętrznej selekcji kandydatów. Sam brak celowego udostępniania nie wyklucza przetwarzania ograniczonych danych technicznych przez dostawców infrastruktury.
Jak długo przechowujemy dane?
Aktualna rekrutacja
Przez czas prowadzenia wybranego procesu rekrutacyjnego. Po jego zakończeniu ewentualna dokumentacja niezbędna do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń może być przechowywana wyłącznie przez uzasadniony okres i w ograniczonym zakresie — na odrębnej podstawie, nie do ponownego oferowania pracy.
Baza przyszłych rekrutacji
Dla nowych, odrębnych zgód udzielonych po wdrożeniu okresu 36 miesięcy przechowujemy dane kandydatów, w tym CV, przez okres do 36 miesięcy od dnia udzielenia zgody, chyba że kandydat wcześniej ją wycofa lub cel przetwarzania ustanie. Zgody uzyskane przed tą zmianą zachowują pierwotnie wskazany okres do 24 miesięcy. Nie wydłużamy go automatycznie. Wydłużenie okresu dla wcześniejszej zgody wymaga nowej, dobrowolnej i odpowiednio udokumentowanej zgody kandydata albo innej właściwej podstawy prawnej.
Korespondencja i zapytania
Przez czas potrzebny do obsługi zgłoszenia, prowadzenia korespondencji i realizacji jej celu; następnie jedynie w zakresie uzasadnionym konkretną podstawą, np. obroną roszczeń.
Dokumentacja umowna i rozliczeniowa
Przez czas realizacji współpracy oraz przez wymagane prawem okresy przechowywania dokumentacji rachunkowej, podatkowej i dokumentów związanych z roszczeniami.
Zróżnicowanie okresów 24 i 36 miesięcy wynika z treści informacji przekazywanej kandydatowi w momencie zbierania zgody. Okresy te dotyczą tylko przyszłych rekrutacji, a nie automatycznie wszystkich rodzajów danych. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, a jej wycofanie nie wpływa na legalność wcześniejszego przetwarzania.
Twoje prawa i bezpieczeństwo danych.
W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługują Ci prawa wynikające z RODO. Nie każde żądanie prowadzi automatycznie do usunięcia wszystkich danych — administrator rozpatruje je na podstawie przepisów.
Dostęp i kopia danych
Możesz dowiedzieć się, czy przetwarzamy Twoje dane oraz uzyskać informacje i kopię w przewidzianym prawem zakresie.
Sprostowanie i uzupełnienie
Możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Usunięcie i ograniczenie
Możesz wystąpić o usunięcie lub ograniczenie przetwarzania, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w RODO.
Sprzeciw
Jeżeli podstawą przetwarzania jest uzasadniony interes, możesz wnieść sprzeciw na zasadach art. 21 RODO.
Przenoszenie danych
Przysługuje w określonych przypadkach, zwłaszcza przy przetwarzaniu automatycznym na podstawie zgody lub umowy.
Wycofanie zgody
Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.
Jak zgłosić żądanie?
W sprawie swoich danych napisz na biuro@vbidea.pl albo wyślij pismo do VB Idea Prosta Spółka Akcyjna, al. Komisji Edukacji Narodowej 57/118, 02-797 Warszawa. VB Idea nie wyznaczyła inspektora ochrony danych; zgłoszenia obsługujemy bezpośrednio przez wskazany adres kontaktowy.
Na żądania dotyczące praw z RODO odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia terminu w przypadkach przewidzianych przepisami. Jeśli sprawa dotyczy danych przetwarzanych przez klienta jako odrębnego administratora, można zwrócić się również bezpośrednio do niego. Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.
Informacja o obowiązku podania danych
Podanie danych na potrzeby zapytania lub zgłoszenia jest co do zasady dobrowolne. Bez danych kontaktowych lub informacji koniecznych do obsługi konkretnej sprawy możemy jednak nie mieć możliwości udzielenia odpowiedzi albo rozpatrzenia zgłoszenia. W razie wymogów ustawowych lub umownych poinformujemy o nich w odniesieniu do konkretnej czynności.
Środki ochrony i zautomatyzowane decyzje
Stosujemy organizacyjne i techniczne środki ochrony danych odpowiednie do zagrożeń i celu przetwarzania, w tym ograniczamy dostęp do danych do osób, którym jest on potrzebny do wykonywania obowiązków. VB Idea nie stosuje automatycznej selekcji kandydatów ani profilowania na potrzeby podejmowania decyzji rekrutacyjnych; decyzje w zakresie własnych czynności nie są podejmowane wyłącznie automatycznie w rozumieniu art. 22 RODO.
VB Idea nie wyznaczyła inspektora ochrony danych. Pytania i żądania można kierować bezpośrednio na biuro@vbidea.pl.
Pliki cookies, technologie zewnętrzne i transfery.
Serwis wykorzystuje pliki cookie niezbędne do działania strony oraz standardowe rozwiązania techniczne platformy WebWave. Poniżej wyjaśniamy także znaczenie usług Google i zasady dostępu do danych technicznych.
Technologie niezbędne
Pliki cookies potrzebne do działania serwisu, bezpieczeństwa, zapamiętywania podstawowych ustawień oraz funkcji strony mogą działać w zakresie wyjątku ustawowego z art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej. O ich zastosowaniu informujemy użytkownika.
Technologie opcjonalne
Nie korzystamy z niestandardowych narzędzi reklamowego profilowania kandydatów. Jeżeli standardowa usługa Google lub innego dostawcy zostanie uruchomiona w sposób wymagający dostępu do urządzenia użytkownika w celu analitycznym albo marketingowym, może działać dopiero po spełnieniu obowiązku informacyjnego i uzyskaniu wymaganej zgody. Sam przycisk „Rozumiem” nie jest zgodą na takie narzędzia.
Zarządzanie cookies
Możesz usuwać cookies, blokować je i zarządzać ich działaniem za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Zablokowanie technologii niezbędnych może ograniczyć działanie wybranych funkcji. W przypadku uruchomienia technologii wymagających zgody udostępnimy właściwy sposób jej udzielenia, odmowy i wycofania. Komunikat informacyjny „Rozumiem” służy jedynie potwierdzeniu zapoznania się z informacją.
Usługi zewnętrzne i dane techniczne
Strona funkcjonuje w technologii WebWave, a w związku z jej obsługą korzystamy ze standardowych rozwiązań Google. Narzędzia administracyjne służące weryfikacji obecności witryny w wyszukiwarce nie muszą oznaczać zapisywania plików cookie na urządzeniu odwiedzającego. Nie deklarujemy stosowania Google Ads, AdSense, systemów remarketingowych ani dodatkowych platform śledzących bez ich rzeczywistego uruchomienia.
Dostawca hostingu witryny, poczty lub innej infrastruktury może przetwarzać dane techniczne i dane obsługiwane przez daną usługę w odpowiednim zakresie, choć nie przekazujemy mu dokumentów kandydatów w celu samodzielnej selekcji. Kliknięcie linku prowadzącego do zewnętrznego portalu oznacza przejście do usługodawcy posiadającego własne zasady prywatności.
Przekazywanie danych poza EOG
VB Idea nie przekazuje celowo CV lub zgłoszeń rekrutacyjnych dostawcom narzędzi analitycznych w celu ich oceny. Nie przesądza to jednak, czy usługi techniczne lub standardowe narzędzia Google mogą wiązać się z przetwarzaniem określonych danych technicznych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W przypadku takiego transferu wymagane jest stosowanie właściwych mechanizmów z rozdziału V RODO — np. decyzji o odpowiednim stopniu ochrony dla danego odbiorcy albo standardowych klauzul umownych, kiedy znajdują zastosowanie.
Informacje o stosowanych w konkretnym przypadku zabezpieczeniach można uzyskać, pisząc na biuro@vbidea.pl.
Regulamin korzystania z vbidea.pl.
Regulamin dotyczy ogólnodostępnej witryny i nieodpłatnych funkcjonalności elektronicznych. Nie zastępuje umów dotyczących usług rekrutacyjnych, współpracy B+R ani odrębnych warunków konkretnych ofert zatrudnienia.
1. Usługodawca i zakres regulaminu
Serwis prowadzi VB Idea Prosta Spółka Akcyjna, al. Komisji Edukacji Narodowej 57/118, 02-797 Warszawa, KRS 0001051692, NIP 9512575820, REGON 526157579. Kontakt: biuro@vbidea.pl. Regulamin jest dostępny nieodpłatnie w sposób pozwalający na jego odczytanie i zapisanie przed rozpoczęciem korzystania z funkcji serwisu.
2. Rodzaje usług świadczonych elektronicznie
Serwis umożliwia przeglądanie treści informacyjnych o działalności VB Idea i ofertach pracy, wysyłanie wiadomości za pomocą dostępnych formularzy kontaktowych oraz przekazywanie zgłoszeń rekrutacyjnych za pomocą formularza aplikacyjnego. W zakresie wyraźnie udostępnionym na stronie możliwe jest dodanie pliku CV. Korzystanie z tych funkcji jest nieodpłatne dla użytkownika serwisu.
3. Warunki techniczne
Do korzystania ze strony potrzebne są urządzenie z dostępem do Internetu i aktualna przeglądarka umożliwiająca wyświetlanie HTML, CSS oraz obsługę JavaScript. Do korespondencji elektronicznej wymagane jest aktywne konto e-mail, a do dodawania dokumentów — plik w formacie i rozmiarze akceptowanym przez dany formularz WebWave. Wyłączenie określonych funkcji przeglądarki może ograniczyć korzystanie z części usług.
4. Zasady korzystania z formularzy
Użytkownik przekazuje treści zgodne z prawem i przeznaczeniem formularza. Niedozwolone jest przesyłanie złośliwego oprogramowania, treści bezprawnych lub naruszających prawa osób trzecich i podejmowanie działań zakłócających działanie serwisu. Kandydat wskazuje nazwę stanowiska oraz lokalizację; nie wymagamy numeru oferty. CV można dołączyć zgodnie z możliwościami formularza.
Przesłanie aplikacji nie oznacza automatycznego udziału w każdej przyszłej rekrutacji, gwarancji propozycji pracy ani obowiązku indywidualnej odpowiedzi. Dane kandydata są przetwarzane na zasadach opisanych w polityce prywatności, a udział w przyszłych rekrutacjach wymaga właściwej, odrębnej podstawy, którą dla bazy kandydatów jest dobrowolna zgoda.
5. Rozpoczęcie i zakończenie korzystania
Korzystanie z ogólnodostępnych usług elektronicznych rozpoczyna się przez wejście na stronę lub uruchomienie wybranej funkcji, a może zostać zakończone w dowolnym momencie przez opuszczenie strony lub zaprzestanie korzystania z funkcji. Korzystanie z formularzy nie wymaga rejestracji konta. Przekazanie wiadomości stanowi osobną czynność użytkownika i samo w sobie nie skutkuje zawarciem umowy o płatne usługi VB Idea.
6. Zgłoszenia dotyczące funkcjonowania serwisu
Problemy techniczne, błędy formularzy i uwagi dotyczące usług elektronicznych można zgłaszać na biuro@vbidea.pl. W wiadomości warto wskazać datę zdarzenia, adres podstrony, rodzaj problemu i adres do odpowiedzi. VB Idea rozpatruje zgłoszenia i udziela odpowiedzi w rozsądnym terminie, zależnym od charakteru i zakresu problemu.
7. Własność intelektualna i zakres informacji
Materiały, oznaczenia, grafiki i opisy prezentowane na stronie mogą być chronione prawem autorskim oraz innymi prawami i należeć do VB Idea albo uprawnionych osób trzecich. Korzystanie poza zakresem dozwolonym przez prawo wymaga odpowiedniego uprawnienia. Treści o usługach są informacyjne; szczegółowe warunki współpracy, w tym ewentualny model Success Fee, wynikają z indywidualnych umów. Opisy projektów B+R nie stanowią zapewnienia o skuteczności klinicznej.
8. Zewnętrzne strony i ochrona danych
Serwis może zawierać odnośniki do niezależnych portali i platform. Po ich otwarciu obowiązują zasady usługodawcy danej witryny. Sposób przetwarzania danych przez VB Idea został opisany w części „Polityka prywatności”, a właściwe informacje dotyczące danych kandydata przetwarzanych przez odrębnego pracodawcę przedstawia ten administrator.
9. Zmiany regulaminu i postanowienia końcowe
VB Idea może aktualizować treść regulaminu, publikując jego nową wersję na tej podstronie. Aktualizacja nie zmienia wstecznie uzgodnionych warunków zawartych umów ani praw wynikających z przepisów. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają właściwe przepisy prawa polskiego i prawa Unii Europejskiej.
POZNAJ VB IDEA
Medycyna, nauka i nowe możliwości.
Łączymy rekrutacje medyczne, współpracę z zespołami badań klinicznych i rozwijane inicjatywy MedTech. Poznaj naszą historię, misję i kierunki działania.
Kontakt
Zapytania biznesowe biuro@vbidea.pl Oferty i kandydaci praca@vbidea.pl02-797 Warszawa